Posted on February 21, 2017

Gerencie melhor o tempo na organização de eventos

Se você perguntar a uma pessoa que trabalha com organização de eventos como ela está, é bem provável que receba como resposta a palavra “Ocupado”. Quem trabalha no setor convive com cronogramas apertados, trabalho além do expediente, viagens constantes e mudanças inesperadas de planos cuidadosamente elaborados. Exatamente por isso, o adequado gerenciamento de tempo na organização de eventos deve ser uma prioridade para todos aqueles que almejam mais eficiência e um cotidiano mais saudável.

Os dados não mentem a respeito do impacto do estresse na vida dos profissionais que atuam nessa área. A revista Event Magazine realizou em 2015 uma pesquisa com gestores de eventos e descobriu, entre outros dados, que 67% trabalham horas além do previsto, e que 58% não tinha intervalos suficientes para um descanso. Se isso acontece no ordenado Reino Unido, imagine no país da improvisação e do jeitinho…

Conquiste mais tempo na organização de eventos

Já abordamos, aqui no blog, a importância do gerenciamento adequado do tempo como um fator positivo de liderança para quem trabalha na organização de eventos. Porém, como chegar a esses resultados com mais facilidade? Confira essas dicas:

1 – Seja realista com seu planejamento

Estudos de neurociência já apontaram a tendência do cérebro de interpretar a realidade com um viés de otimismo. Temos expectativas que nem sempre resistem a uma análise acurada dos fatos, e isso tanto ocorre com o planejamento das tarefas do dia quanto na elaboração de um cronograma de organização de eventos. Portanto, não custa dar uma repassada no que planejou e avaliar se tudo correrá tão perfeitamente como você imaginou a princípio.

2 – Aja de acordo com seu estilo

Todo mundo tem preferências e contrariá-las nem sempre é a melhor opção quando se trata de produtividade. Você gosta de usar lembretes em papel ou aplicativos para relembrar das pendências? Prefere delegar essa tarefa para alguém da sua equipe, que vai lembrá-lo de cumprir todos os compromissos ou mantém uma agenda mental? Seja flexível o suficiente para se adaptar aos novos tempos, mas respeite o seu estilo próprio de gerenciamento.

3 – Explore ao máximo da tecnologia

Não é incomum que utilizemos somente uma fração das potencialidades de programas de computador ou apps para celular. Como resultado, gastamos mais tempo com tarefas que poderiam ser automatizadas, economizando tempo de gestão e pessoal. Um exemplo são as plataformas integradas, que efetivamente concentram todas as etapas da organização de eventos num só lugar. Se o seu orçamento permitir, utilize também opções para terceirizar e automatizar tarefas como credenciamento, wi-fi etc, liberando sua equipe para o atendimento a outras necessidades dos participantes que requeiram o contato face a face.

4 – Priorize o mais importante

Esta é uma regra importante tanto para o gerenciamento de tempo quanto para a redução de estresse e ganho de produtividade. Adiar tarefas mais complicadas para o final do dia é uma garantia de menor eficiência, pois você terá menos energia disponível. Conduza em primeiro lugar os compromissos ou tarefas mais difíceis e deixe o que é de menor importância para o final da fila.

5 – Use todo o tempo disponível

Seu táxi ficou preso no trânsito? Aproveite para analisar um documento, proposta ou para esboçar um rascunho de um e-mail. Durante um dia comum de trabalho há sempre momentos em que você será forçado a esperar. Se ocupar sua mente, não ficará irritado e conseguirá utilizar tais momentos de forma produtiva. Sempre lembrando que, se estiver cansado e precisando relaxar, o melhor é distrair a mente algo não relacionado ao trabalho, como ouvir música, por exemplo.

6 – Gerencie melhor as reuniões

Reuniões são frequentemente apontadas como fatores de desperdício de tempo que poderia ser melhor empregado lidando com outras tarefas. Mas é impossível evitá-las, já que fazem parte da rotina normal da organização de eventos, tanto no que se refere à equipe em si como fornecedores, patrocinadores, apoiadores etc. Se possível, selecione um dia para passar o dia fora e realizar reuniões externas, reduzindo o tempo despendido no deslocamento. Quanta a reuniões internas, estabeleça um tempo máximo de duração e peça que os participantes levem resumos do que pretendem apresentar para o conhecimento de todos.

7 – Evite deixar assuntos inacabados

Parece óbvio, mas fazemos isso muitas vezes ao longo do dia. Lemos um e-mail e deixamos a resposta para depois. Recebemos um telefonema e prometemos uma resposta para mais tarde. E assim por diante. Seu tempo vai render mais se você adotar a regra de que, “se entrou no radar, resolva!”. A organização de eventos requer bons instintos e reações rápidas, não procrastinação e indecisão. E não se esqueça de que o cérebro humano, na verdade, não é multitasking – concentre-se em resolver uma coisa de cada vez.

8 – Tome cuidado consigo mesmo

Trabalhar excessivamente, ao ponto de prejudicar sua saúde, não pode ser considerado uma boa solução de produtividade. Aceite suas eventuais falhas e abra espaços na agenda para cuidar de si mesmo e relaxar. Exercícios de relaxamento ou meditação podem ser eficientes até para alterar padrões cerebrais, conforme já mencionado no blog. Ou, então, recompense a si mesmo por um trabalho bem feito e ganhe fôlego para os próximos desafios que virão.