Como tornar o RSVP mais efetivo no credenciamento para eventos
Quem organiza eventos geralmente lida com tantos assuntos prementes que pode acabar deixando alguns aspectos importantes de lado. Esse parece ser o caso dos convites que requerem RSVP. A espera por confirmação da presença de convidados e participantes, se não for bem administrada, vai acabar gerando mais estresse e comprometendo o processo de credenciamento para eventos de forma geral.
Nunca é demais enfatizar a importância do RSVP para o planejamento de eventos. Eles contribuem para uma estimativa geral do público que estará presente, bem como da efetividade das campanhas de marketing e divulgação. Se elas estiverem sendo bem conduzidas, haverá mais confirmações. Com esses dados em mãos, fica mais fácil planejar itens importantes da organização de eventos, tais como:
- Quantidade de comes & bebes
- Adequação da locação, auditórios e estacionamentos
- Quantidade de brindes e premiações em geral
- Dados adicionais sobre participantes (alergias, necessidades especiais etc).
Era uma vez… O melhor cronograma possível
Estabelecer um cronograma realista e que reflita o porte e o tipo do seu evento é um dos primeiros passos para conquistar eficiência no RSVP. Profissionais do setor estimam que o envio deve acontecer com antecedência de pelo menos dois meses, o que é um período de tempo suficientemente longo para que a pessoa possa se programar.
É sempre conveniente também estabelecer a data limite de resposta para cerca de duas semanas antes do evento. Estas datas podem ser ampliadas para o caso de programações de grande porte.
Outras dicas referentes ao cronograma são as seguintes:
- Antes do convite propriamente dito, envie algo simpático e atraente, no estilo “reserve a data”, para prevenir futuros convidados e participantes e contribuir com a organização das agendas.
- Tenha uma data limite para a confirmação, mas seja flexível – com o intervalo de tempo, pode haver esquecimentos ou simplesmente falta de organização de quem recebeu.
- Programe uma forma gentil de follow up para seu RSVP, o que vai evitar esquecimentos e atropelos de última hora.
- Dependendo do evento e do convidado, considere entrar em contato pelo telefone pouco antes do final do prazo de confirmação.
Tecnologia é aliada do credenciamento para eventos
As novas tecnologias trazem economia de tempo e esforço para a gestão de eventos em geral, e isso não é exceção para o credenciamento para eventos de forma geral. As plataformas integradas para eventos mais completas já trazem ferramentas de RSVP, incluindo o uso de aplicativos como Whatsapp para confirmação.
A tecnologia oferece também outras formas de agilizar o credenciamento para eventos de forma geral, o que é sempre um incentivo para os participantes – não haverá filas para desanimar ninguém.
A visualização de algo moderno, que acompanha as mais recentes tendências da tecnologia mobile e os hábitos da população, será igualmente estimulante para os seus convidados. Realizar todo o processo através de um app para eventos é um passo positivo nesse sentido.
Clareza e objetividade atraem mais participantes
Convites com visual atraente certamente vão atrair mais a atenção dos destinatários, mas também é preciso levar em conta a necessidade de objetividade e clareza. Textos confusos geram má impressão e desestimulam a participação, o que deixará os convidados e participantes indecisos e prejudicará o credenciamento para eventos. Textos estimulantes, no entanto, destacam os principais aspectos da programação e facilitam o processo de decisão. Veja outras dicas:
- A data é um dos aspectos mais importantes a serem ressaltados no convite, já que é a partir dela que será tomada a decisão de participar e, portanto, a confirmação.
- Inclua alguma forma gentil, mas firme, de confirmação além do já tradicional RSVP (que pode confundir eventualmente quem não conhece a expressão em francês Répondez S’il Vous Plait). Por exemplo, você pode incluir expressões do tipo “aguardamos sua confirmação, sua presença é muito importante para nós”, ou algo do tipo.
Um bom incentivo sempre ajuda
Assim como em outros aspectos da organização de eventos, um incentivo é uma boa estratégia para aumentar os percentuais de RSVP. O principal objetivo deve ser a resposta antecipada, que pode render brindes e a participação em promoções de apoiadores e patrocinadores. Mas há várias outras formas de incentivo que também podem contribuir com a decisão mais rápida de enviar o RSVP e, portanto, de facilitar o seu credenciamento para eventos:
- Escolha uma data que não coincida com feriados e outros eventos do mesmo tipo.
- Se está realizando uma programação em parte ou totalmente ao ar livre, deixe claro que as condições do tempo podem levar a cancelamentos.
- Em caso de eventos corporativos, solicite a inclusão do tema confirmação do evento em reuniões da empresa.
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