Como os organizadores de eventos escolhem os melhores palestrantes

O estudo Decision to Attend, da International Association of Exhibitions and Event (IAAE) e The Experience Institute, demonstra em números o que os organizadores de eventos já sabem por experiência própria. O aprendizado, junto com o networking e a troca de experiências, é um dos fatores para o comparecimento aos eventos. Por isso, a escolha de bons palestrantes está sempre entre as prioridades para uma ótima programação.

De acordo com o estudo, 95% dos mais de 7 mil entrevistados destacaram que o aspecto educacional é importante ou muito importante para a decisão de comparecer. Nesse item estão incluídos os tópicos abordados, programação como um todo e os palestrantes convidados. A tendência abrange todas as faixas etárias e, entre os mais jovens, mais de 70% dos ouvidos consideraram que o aspecto educacional é “muito importante”.

Fazer a melhor escolha, pode ser uma tarefa ingrata. Tanto em vista das eventuais limitações do evento em si quanto por eventuais problemas relativos aos próprios palestrantes. Não é para menos que, em muitos casos, os organizadores de eventos busquem pessoas conhecidas ou ex-colegas de trabalho como uma maneira fácil de preencher os espaços existentes na grade de programação.

Organizadores de eventos fazendo o dever de casa

O mercado de palestras está mais profissionalizado nos dias atuais. Existem empresas dedicadas a agenciar palestrantes com perfis variados. Esta pode ser uma opção para começar o processo de seleção em alguns casos. Mas os organizadores de eventos também precisam levar em conta outros aspectos:

Perfil dos participantes – Um bom palestrante pode ser uma garantia de aumento de inscrições para seu evento. Conhecer o perfil do seu público-alvo é o melhor caminho para se chegar aos nomes mais desejados. Busque conhecer as necessidades dos participantes (se necessário, faça uma pesquisa) antes da escolha definitiva dos nomes.

Data e local – A data e o local do evento são fundamentais para que os próprios palestrantes possam definir suas agendas. Isso é especialmente verdadeiro para os mais requisitados, que precisam ter alguma antecedência para encaixar os eventos em suas agendas.

Orçamento – Se está em busca de um palestrante profissional, você deverá levar também conta a questão financeira. Estabeleça o seu teto e busque um orador compatível com o custo previsto.

Tipo de palestrante – Qual a mensagem que você necessita? Motivacional ou inspiracional, treinamento ou um facilitador? Às vezes, um convidado principal é escolhido por aspectos que nada têm a ver com o evento, como o fato de ser famoso ou engraçado. Se você conhece bem o seu grupo, terá mais condições de estabelecer o melhor tipo de palestrante para cada ocasião.

Não basta discursar, tem que interagir

Também é preciso haver algumas expectativas em relação ao palestrante em si. Quanto mais profissional for o escolhido, mais terá consciência da importância de um bom relacionamento com os organizadores e da sua participação na campanha de marketing do evento, por exemplo. O relacionamento entre as duas partes deve levar em conta estes aspectos essenciais:

Presença em redes sociais

Um palestrante que tenha uma presença expressiva em redes sociais traz um diferencial positivo. Ainda que possua milhares ou milhões de seguidores, a atuação nessas redes aumenta o buzz do evento. E também, a oportunidade do público trocar ideias sobre os temas abordados. Um palestrante com voz ativa nas redes também vai contribuir para divulgar novidades sobre a programação e da sua própria participação.

Conteúdo disponível

Há uma boa possibilidade de que o palestrante escolhido tenha algo para vender, seja um livro ou outro conteúdo. Assim, ele certamente terá interesse em disponibilizar conteúdo que seja utilizado na sua campanha de marketing para eventos. Este conteúdo pode vir em forma de posts em blogs ou redes sociais, artigos, entrevistas ou informações adicionais que ajudem a elevar o interesse do seu público-alvo.

Interação com a audiência

Os tempos em que uma palestra limitava-se a um longo discurso para uma audiência calada estão já se foram. Atualmente é preciso mais interatividade, que virá através da tecnologia mobile, como os apps para eventos ou de outros recursos disponíveis. Seja como for, o palestrante deve estar disposto a dialogar com a audiência e a interagir – se possível – antes, durante e depois do evento.